Como implementar o eSocial na minha empresa?

O eSocial unifica a prestação de informações pelo empregador (empresa) em relação aos seus trabalhadores (empregados). Será obrigatório para todos os tipos de empregadores, sejam públicos e privados, sendo que, para as Micro e Pequenas Empresas (MPEs) optantes do Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais (MEIs), terá implantado a sua primeira e segunda fases a partir de novembro de 2018, conforme novo prazo concedido pela Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 04, de 4 de julho de 2018, que anteriormente era julho/2018. No entanto, como esse calendário já foi alterado diversas vezes, é importante que o empresário confira sempre as datas atualizadas no portal do e-Social.

A obrigação de apresentação do eSocial foi dividida em três etapas: grandes empresas, demais empresas (inclusive MPEs/MEIs) e órgãos públicos. Cada etapa, por sua vez, é dividida em cinco fases. O processo teve início em janeiro de 2018, com a implantação da obrigatoriedade para grandes empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. Para as Micro e Pequenas Empresas (MPEs) e o Microempreendedor Individual (MEI), todos optantes pelo Simples Nacional, a primeira etapa será obrigatória a partir de julho de 2018.

Em relação aos MEIs, é importante esclarecer que o eSocial será destinado apenas àqueles que possuam empregados. Sendo assim, a partir de julho de 2018, quando o eSocial se tornar obrigatório para esse público, os Microempreendedores Individuais continuarão usando o Simei (o sistema de recolhimento dos tributos em valores fixos mensais do Simples Nacional), voltado para o microempreendedor para geração da guia de recolhimento relativa à sua atividade como MEI.

Algumas dicas para implantar o eSocial na sua empresa:

Defina um cronograma
Esse é o primeiro passo se você ainda não fez nada nessa direção. De acordo com o faturamento da sua empresa, observe a data limite de implantação do eSocial e faça um cronograma desde hoje até a sua implantação. É recomendável que você considere um período de testes para se adaptar à ferramenta, portanto dê a si mesmo uma margem de segurança.

Faça testes no novo ambiente
Durante o processo de cadastramento, faça testes e crie manuais de uso da ferramenta. A ideia é que as informações não fiquem centralizadas apenas nas mãos de uma pessoa. Assim, tendo guias de uso, qualquer outro colaborador, a qualquer tempo, poderá se familiarizar com o processo e dar sequência ao preenchimento das informações.

Organize as informações dos seus empregados
Um dos itens que certamente vai demandar algum trabalho é a inclusão no sistema de todos os dados dos seus empregadores. O cadastro pede uma série de informações que, em alguns casos, as empresas ainda não possuem – ou as têm, mas estão desatualizadas. Assim, liste as informações necessárias e colete-as antes de começar o procedimento.

Seu software é compatível?
É bem provável que a resposta para essa pergunta seja “sim”, mas é de suma importância que você verifique isso com antecedência. O software que você utiliza para a folha de pagamento precisa “conversar” diretamente com a plataforma do eSocial, de maneira que as informações sejam enviadas automaticamente.

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